有一天，彬哥到往來單位甲公司，拜訪財務負責人張經(jīng)理，溝通工作，聊到日常缺少發(fā)票的零星支出如何入賬的問題，我很早就關(guān)注這個問題，自己單位也在運用相關(guān)政策做一些處理。我對張經(jīng)理單位日常零星費用管控很有興趣。張經(jīng)理有些年的工作積累，平時也注意學習，他侃侃而談，介紹起他們的經(jīng)驗。
甲公司平時經(jīng)常發(fā)生零星費用支出，像辦公室臨時找外面的師傅過來修個水龍頭、安裝個燈泡，又如公司的人到小店臨時買辦公用品，有時急需到雜貨店買個排插、掃把啥的，還經(jīng)常到樓下小攤買水果來布置會議室。這些支出金額不大，幾十上百的，一般都沒有發(fā)票。財務部嚴格執(zhí)行報銷制度，原則上沒有發(fā)票就不給報銷。當然財務部也不能一根筋，還得想辦法解決問題。為了變通，財務部讓辦公室找發(fā)票沖賬，這顯然是不合規(guī)的。辦公室整天去找票，也不樂意，跟老板打小報告。張經(jīng)理被老板找去，張經(jīng)理原則性很強，雖然頂住壓力，但也煩惱。
張經(jīng)理很善于學習，關(guān)注到國稅總局發(fā)的一個文件《企業(yè)所得稅稅前扣除憑證管理辦法》（國稅總局公告2018年28號），文件規(guī)定“對方為依法無需辦理稅務登記的單位或者從事小額零星經(jīng)營業(yè)務的個人，其支出以稅務機關(guān)代開的發(fā)票或者收款憑證及內(nèi)部憑證作為稅前扣除憑證，收款憑證應載明收款單位名稱、個人姓名及身份證號、支出項目、收款金額等相關(guān)信息。”
就是說不用辦稅務登記的單位和做小買賣的自然人，從事銷售或提供服務，每次不含稅金額低于增值稅起征點500元，對方提供收據(jù)，付款方就可以憑據(jù)列支費用。
于是，財務部在公司發(fā)布了報銷新規(guī)，規(guī)定各部門發(fā)生零星支出，每次不含稅金額在500元以下的，可以不提供發(fā)票，憑對方出具的收據(jù)即可辦理報銷手續(xù)。新規(guī)一出，公司其他部門都很高興，尤其是辦公室，財務部也開心，特別是張經(jīng)理，可以合規(guī)地處理相當一部分零星費用。
彬哥內(nèi)心是贊賞張經(jīng)理的，國稅總局公告2018年28號，早在2018年7月開始實施，還有很多財務人員不清楚此文。彬哥提出看一下零星費用報銷憑證，為他們把把關(guān)。
張經(jīng)理招呼財務李主管拿了幾本近期的憑證過來，彬哥隨手翻了一下，發(fā)現(xiàn)了一些問題。
有一個月份，甲公司在不同時間支付臨時工劉阿姨清潔費4筆，每筆200元，共800元。按文件規(guī)定，當?shù)卦鲋刀惼鹫鼽c500元，是指每次交易金額，如果一個月內(nèi)同一交易對象發(fā)生多次交易，則按當月發(fā)生總金額作為一次。甲公司向劉阿姨支付報酬800元已經(jīng)超過500元的起征點。
另外，有些支出收據(jù)蓋章單位顯示XX經(jīng)營部、XX店的字樣，這類銷售單位顯然是個體工商戶，也不符合文件規(guī)定，按規(guī)定個體工商戶辦理了稅務登記，發(fā)生經(jīng)營行為，就有開具發(fā)票的義務，不能以收據(jù)代替。
國稅總局2018年28號文提供的解決辦法僅針對某些特定業(yè)務。為了防止政策被濫用，擴大無票報銷費用的情形，降低稅務風險。在實際運用過程，應謹慎使用該政策。
對此，彬哥向張經(jīng)理提出建議，重新完善報銷規(guī)定，明確無票報銷費用的要求：
1、交易對象僅限個人，不適用有門店的個體戶。
2、當月同一交易對象發(fā)生多次交易，且累計支付不含稅金額在500元以上的，不適用無票報銷，杜絕人為拆分報銷金額。
張經(jīng)理對修改后的報銷規(guī)定很滿意，感覺費用管理更加合規(guī)了。
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